Conditions de participation

 

Geneva Street Food Festival
Éditions 4 & 5

Dates
9, 10 et 11 juin 2017
15, 16 et 17 septembre 2017

Lieu
Promenade de Saint-Antoine
et Promenade du Pin
1204 Genève

Horaire d’ouverture
vendredi:      17h-24h
samedi:         11h-24h
dimanche:     11h-17h

Le festival aura lieu par tous les temps.
La vente de boisson est interdite.


Notre esprit : L’objectif du festival est que les visiteurs viennent pour déguster un maximum de mets différents, les portions et les prix doivent donc être le plus raisonnable possible. Ces conditions sont très importantes pour nous et pour le succès de l’événement, nous comptons sur vous pour les respecter. De plus, nous vous recommandons de proposer une carte la plus réduite possible afin de faciliter votre logistique et la rapidité de votre service.
 

1.     Montage et démontage
Le montage commencera le vendredi à 10h.
Le démontage commencera le dimanche à 17h. Il faudra avoir quitté les lieux le soir même.
Un horaire précis sera envoyé aux Food Trucks et stands sélectionnés.
IMPORTANT : Un démontage avant l’heure de fin officielle n’est pas autorisé.
IMPORTANT : La nourriture doit être suffisante pour tenir jusqu’à la fin du festival. Sachez vous adapter en fonction de la météo.


2.     Infrastructure et technique
Les installations suivantes seront mises à disposition :
- Éclairage général du lieu (prévoyez de la lumière pour éclairer votre propre Food Truck/stand)
- Source et panneaux électriques afin de brancher votre Food Truck/stand
- Containers pour le tri des déchets et du recyclage, vidés régulièrement. Le traitement des ordures est inclus dans le prix.
- Une station de nettoyage avec un accès à l’eau courante (il n’y aura pas un accès à l’eau individuel pour chaque Food Truck/stand). Nous comptons sur chacun pour que la station de lavage reste propre. Aucun produit de nettoyage ou matériel de séchage ne sera fourni.
- Toilettes


3.     Électricité
Il est très important de nous indiquer votre nécessité en électricité et la liste exhaustive de vos appareils électriques. Les organisateurs ne pourront pas garantir de connections pour tous les appareils électriques non annoncés à l’avance. N'oubliez pas d'annoncer les éventuelles lumières que vous aurez sur votre stand et de choisir des options à basse consommation, tel les LED. Chaque Food Truck/stand doit apporter ses rallonges, câbles et adaptateurs pour se connecter aux panneaux électriques. Il s’agit de câble d’un minimum de 20m.
IMPORTANT: Nous exigeons que tous les Food Truck/stands utilisent du matériel professionnel étanche pour usage extérieur. Des coupures de courant peuvent avoir lieu pendant l’événement. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité d’une éventuelle perte de ventes sur cette phase.


 4.     Ordre et nettoyage
Chaque participant doit maintenir son Food Truck/stand propre tout au long de la manifestation et doit laisser son espace entièrement propre le dimanche soir en quittant les lieux.
IMPORTANT: interdiction absolue de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes ou les égouts sous peine d'amende. Des bidons seront mis à disposition à cet effet à la centrale de déchets.
IMPORTANT: une protection au sol est obligatoire pour tous les Food Truck/stands qui risqueraient de tacher le sol (huile, graisse, autre). En cas de dégâts, les frais seront refacturés.
 

 5.     Déchets
Chaque stand doit se munir d’une poubelle pour ses propres déchets. Des containers pour les déchets des stands ainsi que les déchets des visiteurs seront mis à disposition. Le PET, le verre, le carton, les déchets incinérables et l'huile doivent être jetés dans les containers réservés à cela.

 
6.     Vaisselle et couverts
Chaque Food Truck/stand est responsable de ses fournitures et de son approvisionnement. Pour la vaisselle et les couverts,  il est recommandé de choisir du matériel jetable provoquant un minimum de déchet, ou de choisir une option éco-responsable.

 
7.     Hygiène
IMPORTANT : Chaque Food Truck/stand est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires de la Ville de Genève. Chacun doit être obligatoirement annoncé au SCAV en remplissant ce formulaire. Un contrôle sanitaire aura lieu. Chaque Food Truck/stand doit obligatoirement avoir sur son emplacement un bidon d'eau et du savon pour se laver les mains, ainsi qu'un thermomètre dans son frigo.
Si le règlement n’est pas respecté, votre participation sera définitivement refusée pour toutes les prochaines éditions.
 

8.     Sécurité
Pendant les 3 jours de l’événement, une sécurité 24h/24h sera mise en place par contre aucun vol ou dégâts ne sera prise en charge par les organisateurs. Les Food Truck/stands doivent être responsables de leurs valeurs.
Pour tous les Food Truck/stands qui comptent cuisiner sur place, il est obligatoire d'être équipé d’une couverture anti-feu (si friteuse/huile/graisse) et/ ou d’un extincteur (si feu ouvert, gaz).

 
9.     Frais d’inscriptions et autres coûts

a.     Frais de participation
Le prix pour un espace est de 10% du chiffre d’affaires, avec un acompte minimum pour les 3 jours de l’événement qui sera à payer par transfert bancaire au préalable:
Acompte Food Truck: 1000 CHF
Acompte Stand Basique de 3-4m x 3m: 600 CHF
Acompte Grand Stand de 4-8m x 3m: 800 CHF

Après confirmation de votre inscription par les organisateurs, vous devrez payer l’acompte dans les 7 jours. Ce n’est qu’à ce moment que votre espace pour votre Food Truck/stand sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente des participants. Il n’y aura qu’un seul rappel.
=> Le solde du paiement, qui complètera l’équivalent des 10% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire dans les 7 jours suivant la manifestation.
=> Les acomptes ne sont pas remboursés.

Exemple de calcul 1 :
Vous louez un espace.
Vous vendez vos plats pendant 3 jours pour un chiffre d'affaire total de 12'000 CHF
Vous devez 10% de votre chiffre d’affaires pour la location de l’espace, donc 1'200 CHF.
En déduisant à ce montant l'acompte initial, un Food Truck devra verser encore 200 CHF (1'200-1'000=200CHF), un Stand Basique devra payer 600 CHF (1'200-600=600CHF) et un Grand Stand quant à lui devra payer 400 CHF (1'200-800=400CHF).

Exemple de calcul 2 :
Vous louez un espace.
Vous vendez vos plats pendant 3 jours pour un chiffre d'affaire total de 5000 CHF.
Les 10% de votre chiffre d'affaires (500CHF) est inférieur à l’acompte, vous ne devez donc rien verser en plus.

Précisions : cette manière de calculer les cotisations est totalement basée sur la confiance. Nous ne pourrons pas vérifier vos chiffres d’affaires en détail, étant donné qu’il n’y aura pas de système de caisse centralisé. Nous comptons sur votre collaboration. Nous voulons donner la possibilité aux plus petits exposants de participer, et de cette manière nous créons une situation d’équité pour tous. Nous sommes nous aussi des gastronomes et sommes entourés de gens qui ont une bonne capacité pour estimer les chiffres d’affaires. Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition.

 b.     Désistement
Une fois inscrits, les Food Truck/stands s’engagent à participer. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés.

 
10.     Location de matériel
- Stands couverts composés d'une tente (voir croquis ci-dessous, longueur: 3m, largeur: 3m, hauteur max: 2.95m) et d'une table (longueur 250cm, largeur 60cm) le tout à 150.- CHF
- Table individuelle (longueur 250cm, largeur 60cm) à 20.- CHF
- Frigos (hauteur 158cm, longueur 62cm, profondeur 62cm, volume 305lt., 4 tablars de rangement, en inox) à 50.- CHF. Les frigos loués par les Food Truck sont placés en backstage, les autres sont placés directement sur les stands.
Les réservations sont à faire dans le formulaire d’inscription.

Stand couvert en location à 150.- CHF

Stand couvert en location à 150.- CHF

11.     Assurance
Assurance pour les personnes et les dégâts matériels: Chaque stand doit avoir une assurance responsabilité civile suffisante pour le dédommagement de tiers personnes. Les teneurs de Food Truck/stand ne peuvent facturer aucune responsabilité contre l'organisateur. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols, ni pendant les heures d'ouverture du festival, ni pendant la nuit.
Si le festival devait être annulé pour raison extrême (catastrophe naturelle ou politique), les organisateurs ne pourront pas accepter de réclamations et ne pourront pas rembourser les frais d’inscriptions. S’il pleut, le festival aura quand même lieu.
 

12.     Communication et droit d’utilisation de l’image
Tous les exposants peuvent communiquer l’événement par tous les médias. Une invitation Facebook ainsi que des flyers imprimés vous seront envoyés. Il est recommandé à tous les exposants de communiquer un maximum avant l’événement, par des mailings ou autre moyens directs.


13.     Places de parking
Il n’y a pas de parking mis à disposition pour l’événement. Si nécessaire il y a des places payantes dans le parking public de Saint-Antoine.
 

14.     Personne de contact
Pour toute question dirigez vous toujours vers Pascale Clemann ou Lara Mai Vo Van.

 
Ce règlement peut être soumis à des changements. Consultez-le régulièrement.